Varje kund du tar på din admintid kostar mer än den ger

Torsdagen som försvann

Du bokade torsdag förmiddag för uppföljning och ekonomi.

På tisdagen ringer en kund du haft i femton år. Hon kan bara torsdag.

Du säger ja. Det tar en timme, och du kan ta administrationen på kvällen i stället.

På torsdagen visar det sig att det blev en färg och inte en klippning. Två timmar i stället för en.

Kvällen räckte inte. Uppföljningen sköts till nästa vecka.

Nästa vecka ringer någon annan.

Vad kunden faktiskt kostade

Timmen i stolen gav dig kanske sex hundra kronor. Det är den siffra du ser.

Här är de tre kostnader du inte ser.

Ställtiden. Du kom in tidigare, ställde i ordning och plockade undan efteråt. En bokad timme är sällan bara en timme.

Helgarbetet. Administrationen försvann inte. Den flyttade till söndag kväll, och söndag kväll tillhör din familj.

Uppföljningen som uteblev. Det ni bestämde förra veckan fick ingen avstämning. Överenskommelsen tappade fart, och om två veckor är den borta.

Den sista kostnaden är den dyraste. Den syns bara som att teamet glider tillbaka till gamla vanor.

Ett räkneexempel med påhittade tal

Talen är påhittade. Räkna om med dina egna.

Säg att du tar in två kunder på din admintid varje vecka. Snittet är nio hundra kronor per besök.

Det ger arton hundra kronor i veckan. Över fyrtio veckor blir det sjuttiotvå tusen kronor.

Räkna nu det du flyttar undan. Två timmar administration som utförs på helgen, fyrtio veckor om året. Det är åttio timmar av din lediga tid.

Sätt ditt eget värde på en helgtimme. Många landar högre än nio hundra kronor när de tänker efter.

Och lägg till det som inte går att räkna. Uppföljningen som inte blev av fyrtio gånger.

Därför säger du ja

Det finns tre skäl, och alla är begripliga.

Pengarna är säkra. En bokad kund är intäkt i dag, medan effekten av ett veckomöte kommer om tre månader.

Du vill inte svika. Hon har gått hos dig i femton år och du vet vad hon skulle säga.

Och du är van. Att stå i stolen är det du kan bäst. Det är dessutom det enda på din vecka som ger ett tydligt kvitto på att du har gjort något.

Att säga nej känns som att göra ingenting. Det är därför det tar emot, och det är därför nästan alla gör om samma sak nästa vecka.

Motkraften som faktiskt fungerar

Ett nej som bara är en regel håller inte. Det håller till första kunden som blir ledsen.

Ett nej som är kopplat till något du verkligen vill håller längre.

Två salongsägare jag arbetat med hade exakt samma problem. Båda tackade ja till kunder på sin inbokade admintid.

Det som förändrade det var inte en regel. Det var att var och en satte ord på vad tiden skulle leda till. För den ena ett bolag som fungerar utan henne. För den andra mer frihet och tid att träna.

När kunden sedan ringer står valet inte mellan en kund och ett tomt schema. Det står mellan en kund och det du faktiskt vill ha.

Tre meningar du kan använda

Skriv ner dem och ha dem framme vid telefonen.

Jag har tyvärr inga tider den dagen, men jag kan erbjuda tisdag eller onsdag.

Jag klipper inte på torsdagar längre. Vill du att jag bokar dig hos en kollega som har tid i veckan?

Om det är akut löser vi det, annars ses vi nästa vecka.

Notera att ingen av dem innehåller en ursäkt eller en förklaring. Förklaringar bjuder in till förhandling.

Det som gör det svårt

Den första kunden du säger nej till kommer att förvåna dig. Nästan ingen blir arg. De flesta bokar en annan tid.

Ändå kommer du att känna dig obekväm i flera veckor.

Och sedan kommer en riktigt tung vecka. Ekonomin ser svag ut och en kund ringer.

Nästan alla säger ja där. En gång blir tre gånger, och efter en månad finns ingen admintid kvar i kalendern.

Det handlar inte om viljestyrka. Det handlar om att ingen frågar dig i vecka sju om torsdagen fortfarande är din.

Vad väntan kostar

Varje vecka utan skyddad tid är en vecka utan uppföljning.

Utan uppföljning håller en överenskommelse i ungefär två veckor. Det betyder att arbetet du redan lagt ner rinner ut medan du står i stolen.

Du betalar alltså två gånger. En gång i helgarbete och en gång i förändringar som inte fastnar.

Din mätövning i veckan

Gå tillbaka fyra veckor i kalendern.

Räkna hur många kunder du tagit in på tid som var avsatt för något annat.

Räkna sedan hur många av dina inbokade uppföljningar som faktiskt blev av.

Skriv de två talen bredvid varandra.

Om det första talet är högre än det andra vet du redan vad som behöver ändras först.