Tio timmar om dagen och ändå ingenting klart

Två sorters tid

Det finns tid du kan visa upp och tid som bara försvinner.

Tiden du kan visa upp står i boken. Den syns i kassan och den går att räkna.

Den andra sortens tid finns ingenstans. Den går åt till att ställa i ordning, hitta en produkt, svara på en fråga, ringa en leverantör och plocka undan efter någon annan.

De flesta ägare tror att de har ett kundproblem eller ett bokningsproblem. Nästan alla har i själva verket ett problem med den andra sortens tid.

Och den går inte att lösa förrän den är mätt.

Varför känslan inte räcker

Du kan säkert säga ungefär hur din vecka ser ut.

Problemet är att minnet sorterar fel. Vi minns det som var jobbigt och det som var ovanligt.

Det som återkommer varje dag blir osynligt just för att det återkommer. Ingen minns att hon letat efter samma sax fyra gånger i veckan.

Därför blir en gissning nästan alltid fel i samma riktning. Vi underskattar det vanliga och överskattar det dramatiska.

Gör en tidsdagbok i fem dagar

Det här tar ungefär tre minuter om dagen.

Ta ett papper och dra fem kolumner. Kund, förberedelse, administration, frågor från teamet, och övrigt.

Sätt ett streck i rätt kolumn varje halvtimme. Ett streck för den halvtimme som just gått.

Skriv inget mer. Inga kommentarer, ingen bedömning.

Gör det i fem dagar utan att ändra något i hur du arbetar. Om du börjar skynda på saker under mätningen mäter du en vecka som inte finns.

På fredagen summerar du kolumnerna.

Tre saker mätningen brukar visa

Den första är ställtiden. Tiden före och efter varje kund är nästan alltid större än ägaren trott. En bokad timme är sällan bara en timme.

Den andra är att administrationen ligger sist på dagen. Det betyder att den görs när du är som tröttast, och därför tar den längre tid än den skulle ha gjort på förmiddagen.

Den tredje är att frågorna från teamet är fler än väntat, och att de kommer i klump vid vissa tider. Ofta strax efter öppning och strax efter lunch.

Alla tre går att göra något åt. Ingen av dem går att göra något åt innan du sett dem.

Ett räkneexempel med påhittade tal

Talen är påhittade. Räkna om med dina egna siffror.

Säg att du arbetar tio timmar om dagen. Av dem är sex timmar kundtid.

De andra fyra timmarna är förberedelse, administration, frågor och övrigt. Det blir tjugo timmar i veckan.

Om en fjärdedel av de tjugo timmarna är sådant någon annan kunde göra är det fem timmar i veckan.

Fem timmar i veckan är runt tvåhundra timmar om året.

Sätt din egen siffra på vad de timmarna är värda, antingen i kronor eller i kvällar hemma.

En vanlig blandning som kostar mer än den ser ut

Att blanda kundarbete och administration under samma dag har ett pris som sällan räknas.

Varje byte mellan de två kostar uppstart. Du behöver hitta tillbaka in i det du höll på med.

En ledare i en salongsgrupp arbetade så i flera år. Hon satt kvar till elva på kvällarna, eftersom administrationen aldrig hade en egen plats.

När kundarbetet och ledarskapet fick skilda dagar förändrades både kvällarna och resultaten. Uppgifterna kommer ur företagets egen dokumentation.

Två hela dagar med kund är nästan alltid bättre än fem halva.

Det som gör mätningen svår

Det är inte tekniskt svårt. Ett papper och fem streck om dagen.

Det svåra är att många inte vill veta.

Siffran säger något om åren som redan gått, och den kan väcka en känsla av att ha slösat bort tid.

Det finns också en oro för hur det ser ut inför teamet. Att stå och räkna kan uppfattas som att du klagar.

Säg därför rakt ut vad du gör. Att du mäter din egen tid, inte deras arbete.

Nästan alla klarar att göra mätningen en gång. Det som sällan blir av är den andra mätningen sex veckor senare, och det är först då man vet om något har förändrats.

Vad väntan kostar

Varje månad utan mätning är en månad där du fattar beslut om din tid utan underlag.

Du kan inte prioritera bort något du inte kan sätta en siffra på.

Det är därför samma vecka upprepar sig år efter år, trots att viljan att ändra den finns hela tiden.

Din mätövning i veckan

Dra fem kolumner på ett papper i morgon bitti.

Sätt ett streck varje halvtimme i fem dagar.

Summera på fredagen och skriv upp datumet.

Sätt sedan en påminnelse sex veckor fram för att göra om exakt samma mätning.