Så delegerar du utan att kvaliteten sjunker

Två sätt som båda går fel

Det första är att lämna över för lite. Du ber någon hjälpa till med beställningen, men vill se listan innan den skickas.

Personen förstår snabbt att hon inte bestämmer. Hon slutar tänka och frågar i stället.

Det andra är att lämna över för mycket på en gång. Du säger att hon får ta hand om beställningen helt och hållet.

Hon vet inte var gränserna går. Det blir fel, du blir irriterad, och uppgiften vandrar tillbaka.

Båda utfallen leder till samma slutsats hos dig. Det är enklare att göra det själv.

Slutsatsen är fel. Det som saknades var en nivå.

Tre nivåer av ansvar

Tänk på delegering som en trappa med tre steg. Varje uppgift ligger på ett av dem, och du säger högt vilket.

Nivå ett. Du föreslår, jag bestämmer. Personen tar fram underlaget och lägger fram ett förslag. Beslutet är ditt.

Nivå två. Du bestämmer, du berättar för mig efteråt. Personen fattar beslutet inom en ram och informerar dig när det är gjort.

Nivå tre. Du bestämmer och det är ditt område. Du behöver inte veta varje gång, bara när något avviker.

Nästan alla problem med delegering handlar om att ni befann er på olika nivåer utan att veta om det.

Hon trodde nivå tre. Du menade nivå ett.

Så flyttar du en uppgift uppåt

Börja på nivå ett i två eller tre veckor. Låt personen ta fram förslag medan du fattar besluten.

Titta på förslagen. Om du hade fattat samma beslut ungefär tre gånger av fyra är hon redo för nästa steg.

Gå till nivå två. Nu bestämmer hon och berättar efteråt. Här kommer den svåra delen för dig.

När hon berättar något du hade gjort annorlunda, fråga hur hon tänkte innan du säger vad du tycker. Ofta finns ett skäl du inte kände till.

Efter ungefär en månad på nivå två utan större avvikelser går uppgiften till nivå tre.

Hela resan tar ett par månader per område. Det låter långsamt. Det är fortfarande snabbare än att göra det själv i fem år till.

Ett område i taget

Frestelsen är att lämna över allt när du väl bestämt dig.

Det fungerar sällan. Både du och personen tappar överblicken, och när något går fel vet ingen vilket område som brast.

En ägare av en salong med fyra anställda gjorde det rum för rum i stället. Hon tog tre till fem beteenden åt gången inom ett område och gick vidare först när de satt.

Det är långsammare på papperet och snabbare i verkligheten. Uppgifterna kommer ur salongens egen dokumentation.

Åttio procent är godkänt

Här faller de flesta.

Något blir gjort på ett annat sätt än ditt. Resultatet är fullt fungerande men inte som du hade gjort det.

Om du säger något där lär personen sig att det bara finns ett rätt sätt, och det är ditt. Nästa gång frågar hon i stället för att tänka.

Sätt därför en gräns i förväg. Kundens upplevelse och säkerheten ska alltid vara hundra procent. Allt annat får vara åttio.

Ge uppgiften till den som gjort resan

Det finns ett drag som fungerar bättre än man tror. Ge ett ansvar till den som nyss lärt sig något själv.

I en salong fick en medarbetare som just gått igenom en tuff förändring ansvaret för att introducera en ny kollega. Delägaren sa det så här:

Du har gjort den här resan. Du vet vad som krävs.

Delägare, frisörsalong med två ägare

Personen som fick förtroendet växte av det. Den nya kollegan fick dessutom en mer ärlig introduktion än ägaren själv hade kunnat ge.

Ett räkneexempel med påhittade tal

Talen är påhittade. Räkna med dina egna.

Säg att schemat tar dig tre timmar i månaden. Beställningen tar två. Uppföljning av städrutiner tar en.

Det är sex timmar i månaden, eller drygt sjuttio timmar om året.

Räkna sedan tiden det tar att lämna över. Kanske fyra timmar per område, fördelat över två månader.

Tolv timmar en gång, mot sjuttio timmar varje år.

Det som gör det svårt

Överlämningen tar mer tid i början än den ger. Under de första veckorna är du långsammare, inte snabbare.

Det är där nästan alla avbryter. De hinner inte se vinsten innan en stressig period kommer.

Och när uppgiften väl vandrat tillbaka en gång är det svårare att lämna över den nästa gång. Både du och personen minns att det inte gick.

Det som brukar fattas är inte metoden. Det är någon som frågar dig i vecka sex vilken nivå ni är på nu.

Vad väntan kostar

Varje månad du behåller uppgifterna kostar de timmar du räknat ovan.

Den större kostnaden är att ingen övar. Om du blir sjuk eller vill sälja finns ingen som burit något själv.

En salong där ägaren gör allt är värd mindre än en salong där tre personer bär varsitt område.

Din mätövning i veckan

Skriv ner fem uppgifter du gör varje månad som inte kräver dig personligen.

Sätt en siffra efter varje. Ett, två eller tre, för vilken nivå den ligger på i dag.

Välj en uppgift och skriv ner vilken nivå den ska ligga på om två månader.

Säg det till personen som ska ta över, med nivån uttalad i klartext.