Den som fyller luckan åt någon annan tar också över ansvaret

Så här går det till

Det börjar med en tom torsdag.

Du ser luckan. Du ringer en kund du vet brukar kunna komma med kort varsel.

Luckan fylls. Alla är nöjda. Du känner dig hjälpsam.

Ingen har sagt något. Ändå har en sak förändrats.

Nästa vecka tittar den medarbetaren inte på sin bok på samma sätt. Hon vet att någon annan tittar.

Det tysta avtalet

Varje gång du löser något åt någon flyttas ansvaret.

Det sker utan ord. Det syns inte på något papper.

Efter tre eller fyra gånger är det etablerat. Boken är ditt bekymmer.

Om du senare säger att alla ska ta ansvar för sin egen bok blir det svårt. Du ber då om något du själv har tagit tillbaka fyra gånger.

Varför du gör det ändå

Det finns tre skäl, och alla är begripliga.

Det går fortare. Du vet vilken kund du ska ringa och du gör det på två minuter.

Det känns snällt. Du vill inte att någon ska känna sig påhoppad en tung vecka.

Och pengarna behövs. En tom timme är förlorad intäkt, och du ser den.

Alla tre stämmer. De löser också bara den här veckan.

Vad du gör i stället

Här är en väg som fungerar. Den tar ungefär en månad.

Börja med att göra siffran synlig. Var och en får se sin egen beläggning och sin egen ombokningsgrad.

Inga jämförelser mellan personer på tavlan. Bara var och en med sin egen siffra.

Bestäm sedan tillsammans vad ni siktar på. En siffra, inte fem.

Kom överens om ett enda beteende som ska bära den siffran. Vanligast är att föreslå nästa tid vid stolen, innan kunden reser sig.

Följ upp i tjugo minuter i veckan. Vad bestämde vi, hur gick det, vad gör vi nu.

Håll fast vid att du inte fyller luckor åt någon under den perioden.

Det som händer första veckorna

Räkna med att det blir sämre innan det blir bättre.

Första veckan kommer det stå tomma timmar som du hade kunnat fylla. Det kommer att svida.

Andra veckan börjar någon fråga vad hon kan göra åt sin egen tisdag.

Den frågan är hela poängen. Den kommer inte om du redan har löst tisdagen.

Ett typfall

En salong med fem anställda har olika beläggning i teamet.

Ägaren har fyllt luckor åt två av dem i över ett år.

Hon slutar med det och berättar varför på ett möte. Hon säger också att hon kommer att tycka att det är svårt.

Första veckan står nio timmar tomma. Ägaren säger ingenting.

Andra veckan kommer en av medarbetarna med ett förslag om att ringa gamla kunder på tisdagarna.

Fjärde veckan är fem av de nio timmarna fyllda, och det är inte ägaren som har fyllt dem.

Skillnaden är inte att någon jobbade hårdare. Skillnaden är att någon annan än ägaren tittade på boken.

Det som gör det svårt

Att låta en timme stå tom när du vet hur den kunde fyllas går emot allt du är van vid.

Du har byggt salongen på att lösa saker snabbt. Det är en styrka som nu står i vägen.

Nästan alla ägare klarar detta i två veckor. Sedan kommer en vecka med sämre siffror än vanligt.

Då fyller de luckan igen. Och allt börjar om.

Det som fattas är sällan förståelsen. Det som fattas är någon utanför salongen som frågar dig varje vecka om du höll dig borta från boken.

Vad väntan kostar

Varje vecka där du fyller andras luckor lär teamet samma sak en gång till.

Det kostar dig timmarna du lägger. Det kostar också de veckor som går utan att någon annan lär sig.

Om du gör det i ett år till har du ett team som är ett år mer beroende av dig.

Säg det innan du slutar

Att plötsligt sluta fylla luckor utan att förklara ser ut som att du tappat intresset.

Berätta därför i förväg vad du gör och varför.

Säg också att du kommer att tycka att det är svårt. Det gör förändringen begriplig i stället för hotfull.

Din mätövning i veckan

Skriv en lista under fem dagar. Varje gång du löser något som egentligen tillhör någon annan skriver du en rad.

Vem det gällde. Vad du gjorde. Hur lång tid det tog.

På fredagen räknar du raderna och minuterna.

Den listan är inte ett kvitto på att du är dålig. Den visar exakt var ansvaret behöver flyttas först.