Medarbetarsamtalet blir värt sin timme när du ställer tre frågor

Samtalet som blir en pratstund

Ni sätter er en förmiddag i november. Du frågar hur det känns.

Hon säger att det känns bra. Du frågar om hon trivs. Hon säger att hon trivs.

Ni pratar om semestern, om en kund som varit besvärlig och om att det borde beställas nya handdukar.

Efter en timme går ni ut. Båda tycker att det var trevligt.

Ingenting har förändrats, och nästa gång ni ses är om ett år.

Därför blir det så

Ett samtal utan förberedelse blir det samtal ni redan har i vardagen, fast sittande.

Två saker saknas nästan alltid.

Det första är underlag. Ingen av er har siffror framför sig, så samtalet vilar på minne och känsla.

Det andra är riktning. Ingen har bestämt vad samtalet ska leda till, så det leder inte någonstans.

Ett medarbetarsamtal är inte till för att kolla läget. Det är till för att ni ska komma överens om något.

De tre frågorna

Bygg hela samtalet på tre frågor och håll dem i den här ordningen.

Vad går bra just nu. Låt henne svara först och färdigt. Fyll sedan på med det du sett, gärna med tal.

Vad är svårt just nu. Här kommer det du behöver veta. Vänta ut tystnaden, det första svaret är sällan det viktiga.

Vad vill du kunna om ett år. Den här frågan förändrar samtalet mest, eftersom den handlar om henne och inte om salongen.

Tre frågor. Resten är följdfrågor.

Ta fram tre tal i förväg

Skriv ut hennes siffror innan ni sätter er.

Beläggning, ombokningsgrad och produktförsäljning för de senaste tolv månaderna.

Lägg fram dem utan att jämföra med kollegorna. Jämförelsen ska vara mot hennes egen utveckling.

Berätta hur talen är uträknade. Den som förstår hur en siffra kommit till försvarar sig inte mot den.

Talen gör också att beröm blir trovärdigt och att kritik blir svår att avfärda.

En person i taget

Om ni är två ledare, gå inte in tillsammans.

Det finns salonger där personalen upplevt utvecklingssamtalen som två mot en. Då blir det ett förhör, oavsett hur vänligt ni menar.

Håll samtalen enskilt. Om ni är två ledare delar ni upp personalen mellan er.

Vad samtalet ska landa i

Ett samtal utan avslut är en pratstund.

Sista tio minuterna är de viktigaste. Bestäm en sak hon ska göra och en sak du ska göra.

Skriv ner båda. Bestäm när ni stämmer av, och boka den tiden innan ni går ut ur rummet.

En sak var. Fler blir inga.

Frekvensen som fungerar

En gång om året räcker inte. Då hinner allt förändras mellan gångerna.

Håll det längre samtalet en gång om året och ett kort avstämningssamtal varje kvartal.

Det korta tar tjugo minuter. Hur gick det med det vi bestämde, vad behöver du nu.

I en salong jag arbetat med förändrades hela känslan i gruppen när sådana avstämningar började ske regelbundet. Ägaren beskrev det som att det blivit lättare att ta upp saker.

Ett räkneexempel med påhittade tal

Talen är påhittade. Använd dina egna.

Fem anställda, ett långt samtal om året på en timme och tre korta på tjugo minuter.

Det är två timmar per person och år. Tio timmar totalt.

Jämför med vad en enda rekrytering kostar dig i tid när någon slutar för att ingen frågade i tid.

Räkna om med dina siffror.

Det som gör det svårt

Samtalen bokas gärna in i en lugn period. Sedan blir perioden inte lugn.

De flyttas en gång, sedan två, och till slut hålls de i december när alla är slut.

Och den svåra frågan är den andra. Vad är svårt just nu. Om svaret berör dig som ledare krävs det att du sitter kvar och lyssnar utan att förklara.

Nästan alla klarar den första omgången samtal. Den andra omgången tre månader senare är den som avgör om något förändras, och det är den som brukar utebli.

Vad väntan kostar

Den som funderar på att sluta gör det i tystnad i flera månader.

Ett kort samtal i den perioden är ofta skillnaden mellan att hon stannar och att du får en uppsägning i handen.

Räkna vad en rekrytering kostar dig och jämför med tjugo minuter i kvartalet.

Platsen spelar roll

Håll inte samtalet i personalrummet mellan två kunder.

Sitt i ett rum där ingen går förbi, eller boka ett bord på ett café en förmiddag.

Stäng av telefonen och lägg den utom synhåll. Om du tittar på skärmen en enda gång vet hon att samtalet inte var viktigt.

Boka också rikligt med tid. Ett samtal som avbryts av en kund klockan tio blir aldrig av på riktigt.

Din mätövning i veckan

Skriv ner datum för när du senast hade ett riktigt samtal med var och en i teamet.

En rad per person.

Titta på listan. De som saknar datum de senaste sex månaderna är de du bokar först.